Wanneer ik mensen vertel dat ik bedrijven help bij het inschrijven op aanbestedingen, krijg ik vaak gelijksoortige reacties; “aanbestedingen zijn veel te complex en de moeite niet waard”, “de overheid stelt onredelijke eisen en de marges zijn te klein” en “ik wil niet door hoepels springen die de overheid ophoudt”. Dit zijn veelgehoorde reacties en hoewel ik ze ten zeerste begrijp en herken, zijn ze gelukkig kortzichtig. Gelukkig, want er zijn wel degelijk goede zaken te doen met de overheid via aanbestedingen.
Dit werd onder mijn aandacht gebracht toen ik samen met mijn scriptiebegeleider brainstormde over mogelijke onderwerpen. Het idee was om met name de kleinere ondernemers te helpen met inschrijven op aanbestedingen. Dit moest simpel en helder worden uitgelegd, het liefst in een folder of op een A4’tje.
Het aanbestedingsproces ontleed
Er zijn meerdere perspectieven die je kunt gebruiken bij het beantwoorden van de vraag; “wat is een aanbesteding?”. Juristen kijken heel anders naar het begrip aanbesteding dan ondernemers. Voor een juridische scriptie was het eerste perspectief van onderhavig belang. Hier zijn ondernemers echter niet mee geholpen. Nadat ik het juridisch onderzoek verricht heb, ben ik met ondernemers gaan praten.
Voor een ondernemer is een aanbesteding een bijzonder complexe methode om op verzoek een offerte uit te brengen. Dit proces is schematisch te beschrijven en dat is precies hetgeen ik heb gedaan. Alle variabelen van begin tot eind in een stroomschema ondergebracht.
Beslisboom
Al snel bleek dat dit stroomschema een enorme beslisboom werd, geen whiteboard was groot genoeg om dit onder te brengen. Ook digitale oplossingen bleken niet praktisch vanwege het statische effect, het was een “platte” afbeelding. Het probleem was om een enorme hoeveelheid informatie praktisch weer te geven en bruikbaar te maken voor de glazenwasser om de hoek.
Het doel van een beslisboom is om de keuzes en mogelijkheden in een besluitvormingsproces te visualiseren. Maar vooral ook om deze overzichtelijk te maken. De oplossing is gevonden bij Berkeley Bridge. Zij hebben software die onder andere dit probleem oplost. Berkeley biedt de mogelijkheid om dit enorme proces te digitaliseren en voor iedereen bruikbaar te maken. Door een interface te gebruiken en de beslisboom achter de schermen te plaatsen is er geen proces te complex of te groot. De gebruikerservaring blijft hetzelfde.
Probeer het zelf!
Deze usercase toont uitstekend de meerwaarde van beslisboomsoftware. Een complexe procedure door een expert gedigitaliseerd en te gebruiken door leken in de materie.
Neem een vel papier of een whiteboard en begin een procedure stap voor stap uit te tekenen en bedenk welk doel nagestreefd wordt. Kies de punten in het proces waar een keuze gemaakt dient te worden en verzin hier een vraag bij. Al snel zal de meerwaarde van het digitaliseren en automatiseren van dit proces blijken. Ik daag lezers dan ook uit om suggesties te doen waar dit geen meerwaarde zou hebben!
Blijf op de hoogte van het laatste nieuws! Volg ons op Twitter, LinkedIn or Facebook.
Barry van Varik
Legal Tech consultant en jurist
