Maak informatie toegankelijk met beslisboomsoftware in deze stappen
leestijd: 3 minuten
Organisaties hebben vaak moeite om complexe informatie en kennis over te brengen naar klanten of publiek. Dit is niet heel verbazingwekkend, organisaties en personeel zijn constant bezig met de materie terwijl klanten er alleen sporadisch ermee in contact komen. We zien dit probleem vaak bij organisaties zoals verzekeringen, de overheid, pensioenfondsen etc. Menig communicatieafdeling en klantenservice houdt zich bezig met dit probleem. In deze tekst bespreken we een instrument dat met dit probleem kan helpen.
Een goed voorbeeld is het proces van een vergunningsaanvraag bij de gemeente. Dit proces is gebaseerd op nationale en decentrale wetgeving. Personen die een vergunning aanvragen zijn doorgaans geen experts in de materie. Soms is het voor burgers niet eens duidelijk dat er überhaupt een vergunning aangevraagd moet worden. Vergunningverleners moeten “klanten” hierin begeleiden en zoveel mogelijk tegemoet te komen.
Om te beginnen geven we de klant alleen die informatie die relevant is. Door een beslisboom te maken die begint met de vraag welk onderwerp de vergunning beslaat, sluiten we 95% van de informatie uit. Het deel dat overblijft is veel hanteerbaarder.
Trechteren & filtreren
Naast het trechteren en filteren van informatie kunnen we met een beslisboom ook informatie toevoegen. Wanneer iemand een horecavergunning aanvraagt, willen zij wellicht ook reclame plaatsen voor hun nieuwe zaak. Door met beslisboom software te werken hebben we de mogelijkheid om de startende ondernemer erop attent te maken dat dit een aparte vergunning is.
Een andere, meer allesomvattende oplossing, is om een tool te creëren waarin alles omtrent vergunning en het opstarten van een zaak aan bod komt. De afweging hierbij is op welke manier de informatie gefilterd wordt. Een keuze is om de informatie per gebied te filteren, bijvoorbeeld centrum en industriegebied. Hieronder drie algemene stappen die gevolgd worden bij het ontwikkelen van een dergelijke tool.
Stap 1: Bepaal de scope
In deze stap kijken we goed naar het doel van de tool die we gaan maken. We bepalen wie de gebruikers gaan zijn, welke input zij geven en de gewenste output van de tool. De keuzes die gebruikers moeten maken, gaan over een specifiek lichaam van kennis en informatie. In het geval van vergunningen is de scope de wet en regelgeving omtrent vergunningen van een organisatie, bijvoorbeeld een gemeente.
Stap 2: Ontwerp de structuur van de beslisboom
Nadat we de scope hebben bepaald en voordat we daadwerkelijk gaan ontwikkelen, is het belangrijk om de structuur duidelijk te hebben. Een tool begint doorgaans met het vragen van de informatie van de gebruiker. Afhankelijk van de tool, kan er om persoonlijke en adres gegevens gevraagd worden of wellicht zakelijke gegevens. Ondanks dat dit belangrijke keuzes zijn, is het wellicht nog belangrijker om te bepalen welke input tot welke informatie leidt. Dit kan het beste gedaan worden door een expert in het onderwerp. Afhankelijk van de grote van het project kunnen er ook eindgebruikers betrokken worden bij het ontwerpen van de structuur. Dit om blinde vlekken te voorkomen.
Stap 3: Digitaliseer het ontwerp
De volgende stap is om het ontwerp te digitaliseren. Er zijn verschillende manieren om kennistools te bouwen. Dit kan door samen te werken met een ontwikkelaar of programmeur, deze kunnen digitale tools bouwen op alle denkbare platformen. Een alternatief is om gebruik te maken van gespecialiseerde beslisboom software. Ook zonder kennis van programmeren en programmeertaal kunnen dit soort tools door de experts zelf ontwikkeld worden.
Publiceer de tool
De laatste stap hangt af van het doel van de tool en de eindgebruiker. Er kan voor gekozen worden om de tool bij een derde partij te hosten of om dit zelf te doen. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van beslisboomsoftware is het mogelijk om de tool met een druk op de knop te publiceren en daarmee beschikbaar te maken voor het grote publiek.
Blijf op de hoogte van het laatste nieuws! Volg ons op Twitter, LinkedIn or Facebook.
Barry van Varik
Legal Tech consultant and lawyer
