Weet wat uw organisatie weet
Leestijd: 4 minuten Door: Maarten Jansma, Accountmanager bij Berkeley Bridge
Impliciete kennis is de stille kracht van elke organisatie.
Steeds meer organisaties komen tot het besef dat kennis -en de mensen die deze kennis bezitten- hun meest waardevol en strategisch kapitaal is. Toch zijn er helaas nog veel organisaties die relatief gezien weinig inspanningen doen om deze kennis daadwerkelijk te verzamelen en beschikbaar te maken voor de rest van de organisatie. Terwijl kennis in de hoofden van werknemers vaak één van de belangrijkste factoren is die bijdraagt aan het succes van een organisatie. Genoeg reden dus om hier bij stil te staan.
De komende weken deel ik daarom graag met u meer over impliciete kennis. In het eerste deel van dit tweeluik vertel ik u over het belang en de voordelen van het achterhalen van impliciete kennis. In de praktijk wordt het proces rondom impliciete kennis verzamelen en vastleggen namelijk als tijdrovend en kostbaar ervaren, terwijl het juist enorm veel voordelen biedt en van doorslaggevend belang kan zijn. Volgende week licht ik vervolgens graag toe op welke manieren u dit een leuke én verbindende factor binnen uw organisatie kan maken.
Impliciet vs. Expliciet
Binnen de kaders van kennismanagement maak ik in dit stuk onderscheid tussen twee soorten kennis: impliciete (tacit) en expliciete kennis. Impliciete kennis is verborgen in de hoofden van uw collega’s, is veelal opgebouwd uit persoonlijke ervaringen en mede daarom lastiger te documenteren. Denk bijvoorbeeld aan de interpretatie van complexe wetgeving, ervaringen uit het veld van uw salestoppers en/of de onderliggende factoren die bepalend waren in het slagen van een specifiek project. Deze kennis is in de regel vrij moeilijk te verwoorden en kunnen we helaas niet eventjes overdragen via WeTransfer of kopiëren naar een USB stick. Althans, nóg niet.
Omdat expliciete kennis al is gedocumenteerd, bijvoorbeeld in de vorm van spreadsheets of gebruikershandleidingen, maakt dit het voor iedereen vrij eenvoudig om te achterhalen en te delen met anderen. De meeste personen zoeken tegenwoordig hun heil overigens voornamelijk in FAQ’s, Wiki’s en CRM systemen.
De voordelen van het achterhalen van impliciete kennis
Het is vaak pas wanneer organisaties zich ten volle beseffen hoe het achterhalen (en beschikbaar stellen) van impliciete kennis kan bijdragen aan hun succes, dat ze de benodigde kenniscultuur omarmen en hier serieus werk van maken. Ter inspiratie en overtuiging vindt u daarom onderstaande een aantal voordelen.
- Kennisborging – De noodzaak om impliciete kennis uit de hoofden van medewerkers te halen en op een gedegen manier te waarborgen (expliciet te maken) is mede voortgekomen uit het simpele feit dat medewerkers uw organisatie verlaten. De tijd dat iemand zijn hele leven lang bij één bedrijf werkt is vrijwel voorbij: werknemers switchen tenslotte vaker dan ooit van baan. Kunt u zich de laatste keer herinneren dat u iemand heeft gesproken die een gouden Rolex horloge in ontvangst heeft mogen nemen? En kijk voor de grap eens om u heen: hoeveel babyboomers lopen er nog bij u over de werkvloer? Dat zijn er waarschijnlijk een stuk minder dan in 2015. De babyboomgeneratie gaat namelijk ondertussen massaal met pensioen en loopt met veel ervaring de deur uit. Waardevolle kennis lekt weg uit uw organisatie! Tijd om te handelen en kennis uit hoofden te gaan halen!
- Hogere kwaliteit – Waarom het wiel twee keer uitvinden? Het komt vaak voor dat in organisaties dezelfde activiteiten door verschillende personen, teams of afdelingen worden uitgeoefend. Het is geen uitzondering dat dit op verschillende manieren, en met wisselend succes, gebeurt. Door best practices te delen en samenwerking tussen collega’s te stimuleren, kunt u er onder andere voor zorgen dat werknemers van elkaar leren en de uitvoering van activiteiten sterk wordt verbeterd.
- Verhoogde productiviteit – Door impliciete kennis te documenteren is deze informatie makkelijker overdraagbaar. Activiteiten waarbij specifieke kennis benodigd is kunnen op deze wijze efficiënter en beter worden uitgevoerd. De uitvoering van deze activiteiten is tenslotte niet meer alleen maar voorbehouden aan louter specialisten, maar ook uitvoerbaar door minder ervaren (of minder specialistische) collega’s.Denk hierbij aan bijvoorbeeld het klantacceptatiebeleid waarbij de afdeling Finance de financiële situatie van een potentiële klant beoordeelt. In de praktijk kan dit proces nogal arbitraire trekjes hebben. Het vindt namelijk vaak plaats aan de hand van subjectieve factoren: de ervaringen uit het verleden en individuele kennis van experts. Door de acceptatiecriteria eenduidig vast te leggen en deze aan de rest van de organisatie beschikbaar te stellen, zijn collega’s die deze vakkennis niet hebben in het vervolg prima in staat om zélf gedegen (en uniforme) beslissingen te nemen. Dit kan bijvoorbeeld middels een op beslisbomen gebaseerde applicatie welke beschikbaar is voor leden van het salesteam en waarbij gebruik wordt gemaakt van de eerder vastgelegde acceptatiecriteria. Bijkomend voordeel hiervan is dat men minder vaak een ad hoc beroep op hun financiële collega’s zal hoeven te doen, zodat ook Finance productiever kan handelen.
- Kortere leercurve – De kennis en ervaringen van collega’s kan enorm bijdragen aan het verkorten van inwerktrajecten van nieuwe medewerkers. Het beschikbaar stellen van kennis die gedurende vele jaren praktijkervaring is opgebouwd, zorgt ervoor dat uw aanwinst sneller volledig operationeel is en direct een waardevolle toevoeging aan uw team is.
Achterhalen van impliciete kennis kan leuk zijn!
Bovenstaande is slechts een kleine selectie van voordelen die het achterhalen van impliciete kennis met zich meeneemt. Overtuigd dat impliciete kennis ook de stille kracht van uw organisatie is en wilt u hier werk van gaan maken? Ontdek dan in het volgende stuk op welke manieren u dit een leuke én verbindende factor binnen uw organisatie kan maken.
