CONTRACTENTOOL

Genereer automatisch contracten op maat.
Je bent hier:

Documenten automatiseren met Contractentool

Het handmatig opstellen en managen van juridische documenten is een tijdrovende klus. Met Contractentool kunt u eenvoudig uw template contracten omzetten in online applicaties waarmee automatisch maatwerkcontracten gegenereerd kunnen worden. De tool wordt gemaakt in de Berkeley Publisher en vergt geen programmeerkennis.

Contractentool versnelt het ontwikkelproces, stelt u in staat om met meerdere gebruikers (collega’s en/of klanten) tegelijkertijd aan hetzelfde model te werken en geeft u de controle over de inhoud. Bovendien kunnen wet- en regelgeving op een gestructureerde manier uitgewerkt worden, zodat uniformiteit en kwaliteit in uw bedrijf gegarandeerd zijn.

Kenmerken

uniform-documents

UNIFORMITEIT

Met de Contractentool bent u er verzekerd van dat alle documenten de zelfde look’n’feel hebben.

huisstijl

EIGEN HUISSTIJL

Zowel uw documenten als de webomgeving kunnen compleet aangepast worden naar uw eigen huisstijl.

kennis-hergebruiken

KENNIS HERGEBRUIKEN

De kennis en expertise welke voor een cliënt is vergaard, kan worden hergebruikt bij andere cliënten.

document-assemblage

DOCUMENT ASSEMBLAGE

Contractentool stelt u om een hele set documenten één keer te genereren.

simple-maintenance

MAKKELIJK ONDERHOUDEN

De ontwikkelde Contractentools kunnen door uw eigen medewerkers onderhouden worden.

user-management

TOEGANKELIJKHEID

Met het ingebouwde user-management system kunt u eenvoudig zelf bepalen wie tot welke applicatie toegang heeft.

Creëer simpel & snel uw eigen Contractentool

Toepassingen intern

Efficiëntie, kwaliteit en uniformiteit

Onze beslisbomen software kan intern worden gebruik om snel tot ingevulde juridische documenten te komen. Dat kunnen halffabricaten zijn die vooraf ingevuld worden door klanten en afgerond worden door specialisten, zoals een geheimhoudings­overeenkomst (voorbeeld). Het is ook mogelijk om in één keer een uitgebreide set conceptdocumenten klaar te zetten, bijvoorbeeld als er sprake is van een fusie of overname. De ingevulde gegevens worden dan hergebruikt in de verschillende documenten, waarmee dubbel werk wordt voorkomen.

 

De voordelen van het intern inzetten van Contractentools:

  1. Efficiëntie: U kunt uw kennis eenvoudig en snel modelleren in een beslisboom die gemakkelijk aangepast en hergebruikt kan worden.
  2. Uniformiteit: Doordat uw collega’s een beslisboom doorlopen, komen alle belangrijke onderdelen aan bod en blijft uw stijl en inhoud voor iedereen gelijk.
  3. Kwaliteit: Uw specialistische kennis wordt gecontroleerd gemodelleerd en ter beschikking gesteld aan uw medewerkers.

Toepassingen extern

Innovatieve dienstverlening & klantenbinding

Onze software kan ook extern worden gebruikt om:

  • Maatwerk aan te bieden. Naast een traditioneel maatwerkadvies, kunt u met onze software ook Contractentools maken speciaal voor de cliënt. Deze kunnen als losse tools of binnen een klantportaal (bijvoorbeeld HighQ) worden aangeboden.
  • Nieuwe leads te genereren. U geeft bepaalde tools gratis weg via uw kantoorsite om zo innovatie uit te stralen, uw vindbaarheid te vergroten en aandacht van potentiële cliënten te trekken.

 

De voordelen van het extern inzetten van Contractentools:

  1. Innovatie: Door deze nieuwe manier van juridische dienstverlening straalt uw kantoor innovatie uit en geeft u antwoord op de vraag van cliënten om vernieuwing in de juridische sector.
  2. Klantenbinding: het aanbieden van handige Contractentools zorgt ervoor dat u een vinger aan de pols houdt bij cliënten.
  3. Laagdrempelig: De Contractentool is een laagdrempelig kanaal voor vragen: via de Contractentools kunnen cliënten uw kantoor met één druk op de knop bereiken met specialistische vragen.

Voorbeelden

Grip op Wet Werk en Zekerheid (WWZ)

Op 1 januari 2015 is het eerste deel van de Wet Werk en Zekerheid (WWZ) in werking getreden. Het tweede gedeelte volgde op 1 juli 2015. Hierdoor is het arbeidsrecht fundamenteel gewijzigd. Om onduidelijkheid weg te nemen heeft Lexence, met behulp van de Contractentool, een aantal kennistools ontwikkeld. Aan de hand van deze tools kunt u bijvoorbeeld eenvoudig de transitievergoeding berekenen en controleren.

Algemene Voorwaarden

Het gebruik van algemene voorwaarden bij overeenkomsten wordt geregeld in titel 5, afdeling 3 van boek 6 van het Burgerlijk Wetboek. Naast informatie over de wettelijke regeling en de wijze waarop deze in de praktijk wordt toegepast bevat het programma een tweetal modules die betrekking hebben op het gebruik van algemene voorwaarden bij overeenkomsten:

  1. een module waarmee (nieuwe) Algemene Verkoop- c.q. Dienstverleningsvoorwaarden kunnen worden opgesteld, geprint en bewaard. Het tekstbestand dat bij het bewaren ontstaat kan desgewenst met een tekstverwerkingsprogramma worden geopend en bewerkt, en
  2. een module met behulp waarvan bestaande Algemene Voorwaarden aan de wettelijke regels kunnen worden getoetst.
algemene-voorwaarden

Agentuurovereenkomst

Handelsagenten bemiddelen het tot stand komen van overeenkomsten tussen de opdrachtgever (‘principaal’) en zijn potentiële klanten. Er is geen sprake van een dienstverband, maar wel van een vergoeding voor aangedragen klanten. De afspraken tussen een agent en een principaal worden vastgelegd in een agentuurovereenkomst. Deze tool is gebaseerd op het agentuurcontract van de Kamer van Koophandel.

Agentuurovereenkomst

Geheimhoudingsovereenkomst

Een geheimhoudingsovereenkomst is een contract tussen 2 partijen die elkaar verplichten om bepaalde kennis niet met anderen te delen. Dit gebeurt vaak bij bedrijfsovernames. De afspraak kent geen vaste vorm en er is geen notaris voor nodig.

Dit contract is geschreven voor een verkoper die informatie over de onderneming aan een koper wil verschaffen. De verkopende partij wil dat de potentiële koper eerst een geheimhoudingsovereenkomst ondertekent. Dit voorbeeld is gebaseerd op een modelovereenkomst van de Kamer van Koophandel.

Geheimhoudingsovereenkomst

Voorbeeld van de externe inzet van Contractentools

Om de externe inzet van Contractentools te illusteren hebben we kantoor X opgezet: het voorbeeldkantoor voor de Contractentool. Op de website van kantoor X vindt u drie toepassingen van Contractentools:

  1. Een documentgenerator waarmee bezoekers een agentuurovereenkomst kunnen maken.
  2. Een documentgenerator waarmee bezoekers een geheimhoudingsovereenkomst kunnen maken.
  3. Een interactieve toets rond een actueel thema, in dit geval de wet- en regelgeving rondom spam. Hiermee kunnen bezoekers van de website van kantoor X direct een antwoord krijgen op de vraag of ze zich houden aan de wet- en regelgeving over spam.
contractentool

Referenties

Stibbe

Stibbe is een internationaal advocatenbureau met vestigingen in Amsterdam, Brussel, Luxemburg, Dubai, Hong Kong, Londen en New York en heeft een clientèle variërend van lokale bedrijven tot multinationals. Stibbe zet de Berkeley Publisher primair in voor automatische documentcreatie. Een groot aantal contracten binnen de advocatuur en notariaat wordt omgezet in modellen in de Publisher. Ook werkt de Publisher geïntegreerd met het knowledge portal, het document management systeem en het CRM van Stibbe.

Kennedy Van der Laan

Kennedy Van der Laan is gevestigd in Amsterdam en behoort met ca. 100 advocaten tot de top 20 advocatenkantoren van Nederland. Kennedy Van der Laan heeft intern een aantal belangrijke contracten en documenten verregaand geautomatiseerd met de Contractentool. Ook bij enkele klanten van de Kennedy Van der Laan wordt de Contractentool ingezet waarbij de inhoudelijke expertise van advocaten vertaald wordt in de Contractentool. De analyse en modellering van de contracten in de Contractentool is geheel door interne medewerkers ter hand genomen.

CMS Derks Star Busmann

CMS Derks Star Busmann is een ervaren en betrokken juridische dienstverlener die met 175 advocaten, notarissen en belastingadviseurs vanuit drie kantoren werkzaam is. CMS Derks Star Busmann maakt deel uit van Europa’s grootste juridische organisatie CMS en behoort tot de top 10 advocaten kantoren in Nederland. CMS is eind 2012 een pilot gestart met de Contractentool. Een klein team van specialisten is opgeleid in de werking van de Contractentool en werkt binnen de pilot een aantal veel voorkomende contracten uit die binnen de diverse kantoren gebruikt worden.

Cadwalader

Cadwalader, Wickersham & Taft LLP is een Amerikaans top-10 advocatenkantoor met meer dan 200 jaar aan ervaring. Cadwalader heeft relaties met vooraanstaande financiële instellingen, Fortune 500 bedrijven en vele andere toonaangevende bedrijven. Sinds enige tijd maakt Cawalader gebruik van de Contractentool, onder andere voor het automatisch genereren van documenten. Daarnaast wordt de onderliggende software – Berkeley Publisher – ingezet voor het maken van kennistools waarin wet- en regelgeving rond bankentoezicht ontsloten wordt.

Van Loon Advocaten

Advocatenkantoor Van Loon Advocaten is opgericht in 1975 en is gevestigd in Veenendaal. De advocaten werkzaam bij Van Loon zijn geroutineerd in het procederen. Zij bedient zowel ondernemers als particulieren op diverse rechtsgebieden. Van Loon Advocaten maakt gebruik van de Berkeley Publisher voor het genereren en aanpassen van documenten binnen hun e-commerce platform. Belangrijk is het innovatief omgaan met kennismanagement, een onderwerp waar de Contractentool uitermate voor geschikt is.

Lexence

Lexence is een advocaten- en notarissenkantoor op de terreinen vastgoed- en ondernemingsrecht gericht op organisaties die actief zijn op de Nederlandse markt. De ruim 125 professionals, waaronder 80 advocaten, werken naar cliënten vanuit heldere waarden. Lexence gebruikt de Contractentool voor het automatisch opstellen van documenten en het uitgeven van kennistools. Bekijk een voorbeeld van een kennistool gemaakt door Lexence met de Contractentool.

Partners

Terwijl de Contractentools dé manier zijn om uw juridische kennis en documenten op een innovatieve wijze te ontsluiten, maken zij vaak onderdeel uit van een groter geheel. Wij werken samen met een aantal partijen om de Contractentools zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij uw bestaande infrastructuur. Lees hieronder meer informatie over deze partijen:

logo_HighQ

HighQ is aanbieder van een digitaal platform waar op een veilige manier gevoelige informatie kan worden gedeeld met gebruikers. Door middel van het creëren van ‘data rooms’, kun u zelf bepalen met wie u wat voor informatie deelt. Het is mogelijk om de Berkeley Publisher te integreren in dit platform. Hiermee kunt u op één plek modellen aanbieden en gegevens van deze modellen opslaan. Door middel van Single Sign On (SSO) heeft u zo al uw belangrijke informatie op één platform, toegankelijk voor u en uw klant, wanneer u wilt.

logo_Documentaal_trans

Documentaal biedt oplossingen aan die het gemakkelijk maken een bepaalde huisstijl te hanteren. Door middel van het integreren van de Contractentool in het Documentaal platform dStyle, worden de gecreëerde documenten gemakkelijk en snel in uw huisstijl gecreëerd.  De modellen die met de Contractentool gemaakt worden, kunnen opgestart worden vanuit dStyle. Modellen die met Contractentool ontwikkeld worden zijn veelal complexe contracten, terwijl modellen in dStyle eenvoudiger zijn. Het voordeel voor de gebruiker is dat alle documenten vanuit dezelfde omgeving opgestart kunnen worden.

rechtsorde-logo

Rechtsorde (RO) is een gespecialiseerde organisatie die contentintegratie oplossingen biedt. Contentintegratie heeft als doel het integraal toegankelijk maken van alle relevante informatie voor professionals in een bepaald segment, via één zoeksysteem. De Contractentools kunnen vanuit RO worden benaderd via single sign-on, zodat u bij het openen van de Contractentools vanuit RO niet nog apart hoeft in te loggen. Daarnaast zijn de Contractentools vindbaar bij de bronnen van RO.

legalintelligence-logo

Legal Intelligence (LI) biedt geavanceerde zoekdiensten voor advocaten, bedrijfsjuristen, fiscalisten en accountants. Daarmee levert LI een bijdrage aan een beter informatie- en kennismanagement in deze professies. De Contractentools kunnen vanuit LI worden benaderd via single sign-on, zodat u bij het openen van de Contractentools vanuit Legal Intelligence niet nog apart hoeft in te loggen. Daarnaast zijn de Contractentools vindbaar bij de bronnen van LI.

Epona-logo

Er is een integratie gemaakt tussen Contact Manager van Epona en de Berkeley Publisher. Bij het doorlopen van een beslisboom in de Berkeley Publisher kunnen gegevens in Contact Manager automatische ingelezen worden. De ingelezen gegevens kunnen gebruikt worden in contracten die met de Publisher gegenereerd worden.

Met SharePoint levert Microsoft een samenwerkingsplatform dat door veel juridische dienstverleners wordt gebruikt. De Contractentools werken uitstekend samen met SharePoint qua grafische integratie als gegevensuitwisseling.

Bent u benieuwd welke voordelen de Berkeley Publisher uw organisatie te bieden heeft?